Thuyết minh & Hướng dẫn sử dụng

1. Cài site mới trên hosting (aaPanel)

Khi mở thêm tên miền (vd. vanthanh.phucvu365.com), copy code từ site đang chạy — không copy SQL. Tạo database MySQL trống trên aaPanel, rồi chạy lệnh bên dưới để tạo bảng + tài khoản admin.

Mỗi website phải có APP_KEY riêng, database riêng, APP_URL đúng domain đó. Copy nguyên .env (cùng key, APP_DEBUG=true) sang site khách là sai.

1.1. Sửa file .env

Giữ dòng APP_KEY= (để trống) — đừng xóa cả dòng, không thì key:generate sẽ báo lỗi. Điền đúng DB hosting:

APP_NAME="Tên công ty của bạn"
APP_ENV=production
APP_KEY=
APP_DEBUG=false
APP_URL=https://ten-mien-moi.com
SHOWCASE_ENABLED=false
LICENSE_ENFORCE=block
SESSION_SECURE_COOKIE=true

DB_CONNECTION=mysql
DB_HOST=127.0.0.1
DB_PORT=3306
DB_DATABASE=ten_database
DB_USERNAME=ten_user
DB_PASSWORD=mat_khau

Nếu copy cả thư mục cache từ site cũ, xóa trước: rm -f bootstrap/cache/config.php bootstrap/cache/routes-v7.php bootstrap/cache/packages.php bootstrap/cache/services.php

1.2. Tạo key và bảng + admin

SSH (Terminal aaPanel) vào thư mục site, chạy lần lượt:

php artisan key:generate --force
php artisan config:clear
php artisan app:install-fresh --force

Đăng nhập mặc định sau app:install-fresh (tab Nhân viên Sale):

• SĐT: 0913585763
• Mật khẩu: bac5763@gmail

Đổi mật khẩu ngay sau khi vào CRM. Có thể truyền --phone / --password / --company khi chạy lệnh nếu muốn tài khoản khác.

1.3. Chuyển tên miền cũ → miền mới (301)

aaPanel → Website → site miền cũ → Redirect: loại 301, nguồn /, đích https://mien-moi.com, bật giữ URI. Giữ SSL trên miền cũ. Ví dụ: crmdulich.phucvu365.com/login → vanthanh.phucvu365.com/login.

2. Giới thiệu hệ thống

X-Travel là CRM quản lý công ty du lịch & lữ hành: bán hàng (booking), thu/chi, công nợ khách & NCC, điều hành tour đoàn, cổng CTV, báo cáo KPI/VAT, website marketing và portal tra cứu đơn cho khách.

Thuê bao 100.000đ/tháng — full tính năng (không phân gói, không giới hạn số user). Phần mềm cài trên hosting của công ty bạn; dữ liệu MySQL thuộc về bạn. Cấu hình công ty, SMTP, AI, Zalo qua giao diện Admin.

Website công khai: trang chủ /, blog /blog, tra cứu đơn /tra-cuu-don, hướng dẫn /huong-dan-su-dung. CRM nội bộ: /login → /dashboard.

3. Vai trò người dùng

Production: đổi mật khẩu toàn bộ sale/CTV/admin ngay sau khi cài. Không chạy db:seed demo trên môi trường thật.

4. Đăng nhập

1. Mở /login (hoặc nút «Đăng Nhập CRM» trên trang chủ).
2. Chọn tab: Nhân viên Sale hoặc Cộng tác viên.
3. Nhập Số điện thoại và Mật khẩu → Đăng nhập.
4. CTV mới: đăng ký tại /ctv/register → Admin kích hoạt.

5. Tổng quan Sale

Sau đăng nhập Sale/Admin vào /dashboard:

• Lọc kỳ (tháng / quý / năm): KPI và bảng chi tiết theo kỳ đang chọn.
• Booking: theo ngày tạo · doanh số gồm VAT · công nợ = còn nợ thực (khớp trang Booking).
• Tour: theo ngày khởi hành · KPI & bảng tách riêng, không lẫn Booking.
• Widget: nhắc thu, tour sắp đi, CTV chờ duyệt… (một số chỉ Admin).
• Truy cập nhanh: Lương Sale (bậc % theo DS · lương = LN × %). Báo cáo / Sổ quỹ chỉ Admin.

Thanh tìm kiếm trên header: gõ tên khách, mã đơn, tour, NCC → Enter.

6. Quy trình hàng ngày (Sale)

7. Quản lý đơn hàng

Đường dẫn: Sidebar → Quản lý Đơn hàng

7.1. Danh sách đơn

• Lọc theo trạng thái, sale (admin), chỉ đơn còn nợ, tìm theo tên khách/SĐT/mã đơn.
• Cột: mã đơn, khách, dịch vụ, tổng gồm VAT, đã thu, còn nợ, badge VAT (0% / 8% / 10% / hỗn hợp).
• Sale chỉ mở/sửa đơn của mình.

7.2. Tạo đơn mới

• Chọn khách hàng, tên dịch vụ, ngày đi/về.
• Thêm hạng mục từ Bảng giá chuẩn hoặc nhập tay (giá vốn, giá bán, VAT từng dòng).
• Trợ lý AI: dán nội dung chat Zalo → Bóc tách & tự điền form.
• Báo giá tạm (#BG-…): chưa chốt thì tạo báo giá; khi chốt convert thành booking — một nguồn số.

7.3. Chi tiết đơn (Quyết toán)

• Phiếu thu/chi: Ghi nhận khách trả tiền, chi NCC, chi hoa hồng CTV.
• Danh sách khách đi tour: Thêm từng người, tải Excel, hoặc Bóc tách bằng AI.
• Xuất phiếu gửi khách: In/PDF phiếu xác nhận + VietQR (nếu còn nợ).
• Làm hợp đồng: chọn mẫu HTML → in PDF A4 (biến tên khách, tổng tiền…).
• Gán tour: Liên kết đơn với đoàn khởi hành.
• Trạng thái: pending → confirmed → success / cancelled.
• Nhật ký: ai · lúc nào · đổi gì — cuối trang chi tiết đơn.

8. Khách hàng

Danh bạ khách là chỗ tra SĐT, lịch sử đơn, còn nợ, nguồn (Zalo/Facebook) — không để khách nằm rải chat.

• Sale xem toàn bộ danh sách khách; cột chi tiêu / công nợ / số đơn trên list = đơn của mình.
• Lọc chỉ khách đang nợ, xuất CSV công nợ (Sale: theo phạm vi đơn mình).
• Hồ sơ: tên, SĐT, email (Gmail nhắc thu), nguồn khách, sale phụ trách, MST & địa chỉ HĐ.
• Sửa hồ sơ: Sale chỉ sửa khi khách chưa có booking; đã có đơn thì khóa (Admin / ĐH / KT vẫn sửa được).
• Nút Zalo mở chat nhanh theo SĐT. Chi tiết khách: đơn trong phạm vi mình + nhắc thu tổng.

9. Công nợ & nhắc thu khách

Đường dẫn: Nhắc thu nợ

• Liệt kê đơn còn nợ khách (ưu tiên sắp/ quá hạn khởi hành), phân trang 30 đơn/trang.
• Lọc: sale, mức ưu tiên, chỉ đơn chưa nhắc.
• VietQR thu khách trên từng đơn (số tiền + nội dung CK).
• Nhắc qua Gmail / SMTP / hàng loạt / Zalo (copy tin + mở chat).
• Đánh dấu Đã nhắc khách. Tự gỡ khi khách trả đủ.

Cron 08:00 hàng ngày gửi email tự động + thông báo in-app nếu Admin bật «auto nhắc thu» trong Cài đặt Mail.

10. Nhắc check-in KS / vé bay

Đường dẫn: Nhắc check-in KS/vé

• Liệt kê đơn có khách sạn hoặc vé máy bay sắp check-in theo ngày đi trên đơn.
• Lọc nhanh Hôm nay / Ngày mai; tab Lịch tháng nhìn tổng quan.
• Bấm Đã check-in / xử lý sau khi nhận phòng / check-in hãng bay.
• NCC phải gắn đúng loại: Khách sạn / Resort hoặc Đại lý Vé máy bay — sai loại thì đơn không vào hàng đợi.

11. Theo dõi hóa đơn VAT & bảng xuất

Hai menu dành Admin / ĐH / KT (cùng quyền Theo dõi hóa đơn).

11.1. Theo dõi hóa đơn

• Hóa đơn đầu ra (khách) và đầu vào (NCC) theo dòng đơn; upload file scan; lọc chờ / đã xuất / đã khớp.

11.2. Bảng xuất hóa đơn

• Bảng gửi kế toán: copy Nội dung dán tên hàng hóa, copy NET dán đơn giá.
• Cột Cty (AK, DCV, RA…) — gom nhiều dòng cùng Cty trên một hóa đơn.
• Mặc định giá bán trên đoàn đã gồm VAT 8%; NET = giá bán / 1,08. Nếu giá là NET thì tick «Là giá NET».
• Tên trên HĐ lấy từ tên nhóm khách.
• Xuất Excel/CSV hoặc «Copy bảng».

12. Nhà cung cấp & Chi NCC

• Nhà cung cấp: Danh bạ NCC, loại hình (KS, xe, vé…), 2 STK ngân hàng (DN / cá nhân theo VAT), email, biến thể giá.
• Chi NCC còn nợ: Đơn + chi phí tour còn phải trả KS, resort, xe… kèm VietQR chi (phân trang 30).
• Gom theo NCC: Tổng nợ từng đối tác, xuất CSV. Gmail / SMTP nhắc NCC.
• VietQR chi lấy đúng TK theo VAT dòng (tránh trả nhầm TK DN/cá nhân).

13. Tour & điều hành

Form đoàn có 3 chế độ truy cập:

• full — Admin / Điều hành / Kế toán: sửa đoàn, chi phí NCC, tick HH CTV, tất toán quỹ khi hoàn thiện.
• own_guests — Sale: xem mọi đoàn; chỉ thêm/sửa khách walk-in của mình và in phiếu.
• readonly — Tour đã duyệt quỹ: Sale chỉ xem / in, không lưu.

14. Cộng tác viên (CTV)

Phía Admin / Điều hành

• Quản lý CTV: Duyệt kích hoạt, theo dõi khách / doanh số / số đơn / HH đã nhận (phiếu CK) / HH treo — tách Booking & Tour. Không dùng bậc % Sale.
• CTV gửi yêu cầu đặt tour từ cổng (kho sản phẩm) → Sale duyệt hoặc từ chối.

Cổng CTV (/ctv)

• Kho sản phẩm / combo marketing — form gửi yêu cầu booking hoặc tour (Admin duyệt mới vào chính thức).
• Lịch đăng bài Facebook/Zalo.
• Doanh số / hoa hồng theo kỳ (đã nhận / treo).
• AI viết bài + Chatbot tư vấn (khi bật Gemini).
• CTV VIP: tính giá đoàn và soạn lịch trình ngay trên cổng.

15. Báo cáo thống kê

Menu Báo cáo thống kê, Công nợ NCC, Theo dõi hóa đơn, Sổ quỹ dành cho Admin / ĐH / KT — Sale không thấy để tránh lộ số liệu toàn công ty.

• KPI: doanh số gồm VAT (khớp Booking), thực thu, công nợ, lợi nhuận; tour theo ngày khởi hành.
• Export CSV: công nợ, tour, VAT 0/8/10.
• Công nợ NCC: gom theo đối tác, xuất CSV đưa kế toán.
• Sale theo dõi Booking / Tour trên Tổng quan Sale và danh sách đơn của mình.

16. Quản trị & lương

17. Portal khách hàng

• Tra cứu: /tra-cuu-don — nhập SĐT + mã đơn (vd. #00001).
• Phiếu xác nhận: Link có chữ ký số trong email (hết hạn ~6 tháng) — khách xem VietQR, không cần login CRM.
• Sale vẫn in phiếu nội bộ tại chi tiết đơn → Xuất phiếu gửi khách.

18. Tính năng AI (Gemini)

Admin cấu hình API key tại Cài đặt → AI / Gemini.

19. Câu hỏi thường gặp